Государственная Дума РФ приняла в первом чтении поправки в Трудовой кодекс и ряд других законов, вводящие в России электронные трудовые книжки. По словам председателя Госдумы РФ Вячеслава Володина, законопроекты об электронных трудовых книжках избавят бизнес от излишних трудозатрат, а для работников сведут к минимуму риск потери сведений о трудовом стаже.
По словам Вячеслава Володина, законы об электронных трудовых книжках бизнес-сообщество ждет давно. «Мы обсуждали их во время больших парламентских слушаний по развитию цифровой экономики. Возможности для перехода на «цифру» у компаний есть, а главное — эти законы дадут возможность бизнесу освободить свои отделы кадров от излишних трудозатрат на ведение трудовых книжек работников в устаревшей бумажной форме. Это особенно важно для крупных предприятий с большим числом сотрудников», — отметил Вячеслав Володин.
Он также добавил, что для самих работников появление электронной трудовой книжки сведет к минимуму риски потери сведений и освободит их от обязанности самим заниматься восстановлением данных о трудовом стаже. «Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица», — указал Вячеслав Володин, обратив при этом внимание, что переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным.
Отметим, саму инициативу о введении электронных трудовых книжек еще до принятия в первом чтении вводящих их правок поддержала трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений при Правительстве РФ. До этого законопроекты об электронных книжках одобрила Комиссия по законопроектной деятельности. Помимо того, по данным опроса, проведенного Министерством труда и социальной защиты РФ, за ведение электронных трудовых книжек наряду с бумажными высказались 54% граждан.
Напомним, что поправки в российское законодательство, вводящие в России электронные трудовые книжки, предусматривают два законопроекта. Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс РФ, второй — в ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Согласно данному законопроекту, в Пенсионный фонд России будут сообщаться данные, связанные с местом работы, должностью, перемещениями с одной должности на другую того или иного гражданина. Как отмечал Первый заместитель руководителя фракции «Единая Россия» Андрей Исаев, изменения будут отражаться на лицевом счете гражданина: «Фактически создается дублер трудовой книжки в Пенсионном фонде». Законопроекты об электронных трудовых книжках подготовлены Минтрудом России в целях реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика РФ».
В случае окончательного принятия поправок с 1 января 2021 года работодатели будут вести трудовые книжки на бумажном носителе только в отношении работников, которые до конца 2020 года подадут об этом соответствующее письменное заявление. Тем, кто такое заявление не подаст, трудовые книжки выдадут на руки, а работодатель будет освобожден от ответственности за их хранение. Все новые сведения будут храниться только в электронном виде. Лицам, впервые поступающим на работу, бумажные трудовые книжки оформляться не будут.
Расходов, связанных с внедрением трудовой книжки в электронном виде, как ранее заверяла корреспондента ComNews пресс-служба Минтруда, работодатели не понесут, поскольку кадровые документы в организациях формируются и ведутся в настоящее время в корпоративных информационных системах (1С, «Парус», SAP ERP и др.). Таким образом, используемые в настоящее время работодателями информационные системы позволяют формировать в автоматизированном режиме необходимые данные для передачи в информационную систему персонифицированного учета ПФР. Кроме того, представители Минтруда обращали внимание на то, что с 2002 года работодатели имеют опыт предоставления отчетности о застрахованных лицах в электронном виде в информационную систему персонифицированного учета ПФР.
Заместитель генерального директора АНО «Цифровая экономика» Дмитрий Тер-Степанов, говоря с корреспондентом ComNews о принятии законопроектов об электронных трудовых книжках в первом чтении, заявил следующее: «Бумажные трудовые книжки по своей сути устарели так же, как и, например, бумажные сберегательные книжки, про которые сегодня мало кто вспоминает. Кстати, ПАО «Сбербанк» стал одним из основных разработчиков законопроектов».
В Ассоциации больших данных корреспонденту ComNews заявили, что поддерживают инициативу электронных трудовых книжек.
Президент Ассоциации РУССОФТ Валентин Макаров, беседуя с корреспондентом ComNews, заметил, что вопрос облегчения жизни работникам электронными трудовыми книжками ограничивается снижением рисков утраты или удерживания работодателем бумажной трудовой книжки. Для работодателя же, по словам Валентина Макарова, снижается стоимость хранения трудовых книжек. «Но все это ничто по сравнению с тем, что формируется массив реально больших данных по всему трудоспособному населению страны с историей всех перемещений миллионов людей по служебным лестницам. Это большой шаг вперед к цифровому миру в России. Отчасти это несет в себе риски контроля за гражданами со стороны государства (по примеру Китая) и риски хакерских атак, но главное — дает огромные возможности для аналитиков. Одним словом – клондайк», — указал Валентин Макаров.
Главный аналитик Ассоциации РУССОФТ Дмитрий Желвицкий в разговоре с корреспондентом ComNews отметил, что решение проблемы бюрократии и административных барьеров стоит на втором месте после предоставления налоговых льгот, прежде всего, по платежам в пенсионный и страховые фонды. «В последний год претензий к тому, как проблема бюрократии решается, стало больше. Однако не думаю, что она как-то связана с трудовыми книжками. Да, скорее всего, будет полегче отделу кадров (HR), но на фоне других сложностей это почти ничто», — указал Дмитрий Желвицкий.
Что касается сложностей, они, по его словам, в частности есть с валютным контролем, с таможенниками – в том случае, если оборудование, под которое разрабатывается софт, нужно временно ввезти, с администрированием налогов, с оформлением декретных отпусков, с контролирующими органами, с получением государственных субсидий, грантов. «При этом иногда в Петербурге и Москве все неплохо, а в каком-то регионе чиновники безграмотные и требуют то, что уже требовать нельзя. У нас даже Товарищества собственников жилья бухгалтерскую отчетность предоставляют только в электронном виде, а где-то в Пензе чиновники требуют кучу справок в бумажном виде, чтобы не выплачивать декретные», — обратил внимание Дмитрий Желвицкий.
По мнению аналитика ГК «Финам» Леонида Делицына, начинающим свою трудовую жизнь сейчас, с электронными книжками трудиться будет легче. «Они не будут даже подозревать, что раньше иногда требовали представить переписанную от руки копию. Сложнее будет обладателям непростой трудовой биографии, отягощенной перерывами, которые были заполнены дружеской рукой одноклассника, владеющего фирмой. Это сейчас такой работник лучше других представляет себе свой жизненный путь, а в будущем главным источником сведений о собственной жизни станет для него электронный реестр», — указал Леонид Делицын.
Он также поделился с корреспондентом ComNews следующей историей из жизни: «Однажды известный медиаменеджер и президент Интернет-холдинга рассказал мне, как ужаснулась его мама, узнав, что он нанял себе персонального помощника. Она недоумевала, кто же будет оформлять бедному молодому человеку трудовую книжку и платить пенсию? Медиаменеджера это смешило, поскольку в будущие пенсии он не верил, помощнику тогда тоже было не до пенсии. Теперь ремонтировать подобные извилистые пути, чтобы предъявить следующему работодателю трудовую книжку в идеальном состоянии, станет невозможно».
На взгляд аналитика управления операций на российском фондовом рынке ИК «Фридом Финанс» Александра Осина, эффективность системы электронных трудовых книжек состоит в упрощении делопроизводства. Однако, в итоге, это упрощение носит избыточный характер, затрагивает интересы работников, повышает долгосрочные риски, связанные с услугами HR. «К примеру, введение электронных медицинских карт позволило сократить число работников медучреждений, но то, что врач физически устает от ввода информации в компьютер, что требует внимательности и ухудшает качество его работы реформаторами, не учитывается», — отметил Александр Осин.
Не учитывается, по его словам, властями, проводящими эту «оптимизацию» и то, что повышаются риски кражи и порчи имущества. «Помимо возможности физической кражи серверов и оборудования для компьютерных данных существуют и виртуальные угрозы аналогичного ущерба. «Банк России», который активно проводит в жизнь реформы по расширению использования банками биометрических данных, тем не менее, признал невозможность хранения банками этой информации на уровне гостайны. Повышение рисков утраты данных работников и, соответственно, исков от них значительно снижают эффект от экономии средств за счет указанной цифровизации, если учитывать параллельно и проблемы, связанные с увеличением нагрузки на персонал в связи с необходимостью параллельного заполнения электронных и обычных форм трудовых книжек (предполагается что переход на электронные книжки будет добровольным)», — указал Александр Осин.
По мнению системного аналитика управления системной архитектуры ГК «Техносерв» Александра Голышко, внедрение электронных трудовых книжек, прежде всего, способствует упрощению корпоративных бизнес-процессов. «Особенно это будет заметно в организациях, в которых налажен электронный документооборот. При смене работы гражданину не нужно будет забирать и предоставлять на новом месте трудовую книжку — вся необходимая информация будет находиться в единой базе, как это происходит, например, при смене страховой компании при оформлении ОСАГО. У социальных служб оптимизируются бизнес-процессы при расчете стажа и выплат. HR-подразделения смогут виртуально познакомиться с претендентом ещё до собеседования. Таким образом, кроме очевидных преимуществ для граждан, введение электронных трудовых книжек повлечет за собой существенную экономию ресурсов предприятий и госорганизаций», — отметил Александр Голышко.
Что касается тех расходов, которых потребуют от бизнеса электронные трудовые книжки, эксперт сказал следующее: «Вероятно, могут потребоваться незначительные расходы, ведь многие компании уже сегодня работают с электронными документами, а электронные трудовые книжки просто станут еще одним из них. В свою очередь это потребует некоторых поправок к бизнес-процессам HR. На общегосударственном уровне потребуется создать ту самую базу данных и обеспечить ее доступность. Для малых предприятий — создать некий шаблон для внедрения подобной услуги», — указал Александр Голышко. Относительно других сложностей, порождаемых для бизнеса электронными книжками, он заявил: «Важно понимать степени надежности нововведения, будет ли решение защищено от взлома, мошеннических схем и подделок. Также актуален вопрос защиты персональных данных. Кроме того, в некоторых случаях место работы человека может быть гостайной».
По словам Леонида Делицына, в связи с электронными трудовыми книжками, бизнес понесет, в основном, разовые затраты на оцифровку тех сведений из трудовых книжек, которые он ещё не оцифровал, а ведомства потребуют на оформление трудовых договоров в электронной форме и на внесение сведений в информационную систему персонифицированного учёта. Крупный и средний бизнес справится с дополнительной нагрузкой без больших проблем, поскольку необходимый функционал будет встроен в информационные системы учёта кадров. Возникнут удалённые облачные сервисы, ориентированные на малый бизнес, которые помогут решать эти проблемы небольшим компаниям», — указал Леонид Делицын.
По мнению Александра Осина, с учетом диспропорций риска и выгод от хранения персональных данных в электронном виде коммерческие выгоды от электронных трудовых книжек сомнительны. «При этом, исходя из объемов требуемого финансирования, заявленных – по данным СМИ — различными частно-государственными структурами, расходы на формирование системы электронных трудовых книжек оцениваются в сумму от нескольких процентов в выручке, что, очевидно, является значительной нагрузкой на рентабельность услуг особенно для малого и среднего бизнеса», — отметил Александр Осин.
Руководитель департамента системных решений Group-IB Антон Фишман в разговоре с корреспондентом ComNews заметил, что идея введения электронных трудовых книжек своевременная. «Что касается рисков, то они связаны не только с утечками, но и с незаконным внесением изменений в электронные документы без ведома работника или работодателя. Реализуются эти риски или нет, зависит от того, как будут проработаны, протестированы и внедрены данные законопроекты. На наш взгляд, чтобы минимизировать эти риски, законопроекты необходимо детально проработать с участием технического сообщества, провести тесты на проникновение и аудит информационной безопасности», — заявил Антон Фишман.
Директор по методологии и стандартизации Positive Technologies Дмитрий Кузнецов обратил внимание корреспондента ComNews на то, что сегодня большая часть сведений, которые заносятся в трудовые книжки, уже хранится централизованно в ФНС, ПФР, фондах социального страхования. «Поэтому каких-то новых рисков перевод в электронный вид записей в трудовых книжках не несет. Можно говорить об опасности возможной утечки всего массива данных из государственного ведомства, но именно поэтому к подобным информационным системам нормативными документами ФСТЭК установлены требования безопасности самого высокого уровня», — указал Дмитрий Кузнецов, добавив, что, поскольку все данные уже хранятся в государственных органах, и, более того, уже защищены, бизнесу не придется принимать какие-то дополнительные меры защиты в связи с переходом на электронные трудовые книжки.
По мнению представителя компании «Доктор Веб», с точки зрения утечек информации единственный риск введения электронных трудовых книжек заключается в упрощении сбора информации о субъекте персональных данных. «И не только кадровыми службами компаний или организаций в момент оформления на работу, но в первую очередь мошенниками, которые смогут имитировать запросы от якобы сотрудников организаций, где человек работал. Не секрет, что уходя с предыдущей работы сотрудники сохраняют зачастую доступ ко многим ее сервисам. И это периодически позволяет восстановить некую информацию. Но теперь мошенники могут имитировать звонки со старой работы в целях получения информации. Если сейчас мошенники создают фирмы по утекшим паспортам, но пострадавшие хотя бы могут сказать, что в это время они работали совсем в ином месте, то теперь мошенники могут внести нужную им информацию о работе в базу данных», — заявил представитель компании «Доктор Веб».
Вместе с тем, по его словам, гораздо больший риск связан с недостоверной информацией, ошибочно внесенной информацией в единые базы данных. «Если раньше при уходе с работы можно было проверить соответствие записей реальной должности, то теперь, по сути, сотрудник должен сам контролировать, что записи о его трудовой деятельности соответствуют реальным — он не стал, скажем, генеральным директором компании «Рога и копыта», — заметил представитель компании «Доктор Веб».
Что касается тех действий, которые должен предпринять бизнес во избежание рисков, которые влекут за собой электронные трудовые книжки, он сказал следующее: «Организация работы бизнеса, в первую очередь, должна базироваться на жестком соблюдении правил работы с персональными данными. Если этого не будет, то всегда остается возможность манипуляции ими».
По мнению управляющего партнера юридической фирмы Axis Pravo Алексея Сулина, нельзя сказать, что введение электронных книжек сильно облегчит работу кадровых служб предприятий. «Всё, что делают кадровики, — вносят запись о приеме, а затем об увольнении. Можно еще вспомнить о поощрениях (например, благодарности), которые также заносятся в трудовую книжку, но в наше время такие поощрения – скорее экзотика. Трудовая книжка не занимает много места, и даже, если в организации работает несколько тысяч человек, проблемы с затратами на хранение явно надуманы. Безусловно, вести записи в электронной форме намного удобнее, но не настолько, чтобы удобство являлось основной причиной таких изменений», — указал Алексей Сулин.
От нововведения, по его словам, выиграет лишь Пенсионный Фонд, который будет обладать еще одной обширной базой с достоверными и постоянно обновляемыми сведениями. «Сами работники скорее потеряют, нежели приобретут от введения нового порядка. С одной стороны, можно говорить о том, что сведения о трудовом стаже не потеряются и теперь об этом можно не беспокоиться, с другой стороны попадая в базу данных, запись хранится вечно. Это тот случай, когда «что написано пером, не вырубишь топором». Если работодатель захочет проучить сотрудника и уволит его по компрометирующей статье (например, за прогул или хищение имущества), запись об этом будет храниться всегда, даже после того, как работник в суде добьется справедливости. Но осадок останется, и никто не захочет связываться с подозрительным работником», — обратил внимание Алексей Сулин.
Он также добавил, что сейчас уволенный работник может никому не показывать свою трудовую книжку и начать трудовую биографию «с чистого листа». «Новый порядок ведения электронных книжек не подразумевает права на забвение или нечто подобное», — указал Алексей Сулин.
На взгляд владельца юридической компании «Катков и партнеры» Павла Каткова, электронные трудовые книжки — это разумная инициатива. «Сегодня при утрате трудовой книжки работнику приходиться восстанавливать и подтверждать данные из нее, так или иначе сверяясь с несколькими информационными источниками, включая бывших работодателей и фонды. Если учет будет вестись электронно, то и проблемы этой не будет. Помимо того, у кадровых служб исчезнет такой рычаг давления, как не отдать трудовую, пока работник не выполнит те или иные условия — что с точки зрения защиты прав работника тоже шаг вперёд. Правда, полагаю, какой-то способ управлять увольнением у работодателя все равно должен остаться. Им может быть право поставить ту или иную электронную запись», — отметил Павел Катков.
Он также добавил, что, ввиду того, что при введении электронных трудовых книжек важно обеспечить невозможность внесения исправлений задним числом, возможно, при формировании реестра электронных трудовых книжек стоит применить технологию блокчейн. Вместе с тем, по словам Павла Каткова, следует подходить к вопросу эволюционно, а не революционно. «У нас огромная страна с разной степенью цифровизации регионов, и резко ломать годами сложившуюся систему не стоит», — указал Павел Катков.
По мнению адвоката Александра Титова, депутатам стоило бы ответить на вопрос как таковой необходимости электронных книжек. «Не помню, что бы она мне требовалась, иначе как для для заявления на загранпаспорт. Существуют персонифицированный учет в ПФР по которому можно получить информацию о трудовом стаже. На мой взгляд эта инициатива, так же как с ведением категории самозанятых, направлена на выявление большего количества работающих и соответственно источников налоговых поступлений», — отметил Александр Титов.
