Процессы цифровой трансформации начались десятилетия назад. Простейшим примером во всех отраслях является то, как типовые офисные программы, электронная почта, мессенджеры, электронный документооборот в корне изменили делопроизводство, бизнес-процессы и корпоративную культуру. Тем не менее, масштабы трансформации, происходящей в настоящее время, являются более значительными, с резко высокими ставками. Для некоторых предприятий цифровая трансформация является разрушительной силой, которая заставляет их играть в догонялки. Для других открывает двери для беспрецедентных возможностей.
Конечно, жить изолировано от преобразований в экономике любой бизнес не может, и так или иначе участвует в цифровых процессах. Однако в каждом отдельно взятом предприятии эволюция должна быть осознанной и хорошо спланированной. Прежде всего нужно подумать о вещах, которые точно должны быть автоматизированы. Это и будет адаптацией к трансформации. Навскидку наиболее сейчас актуальные области для автоматизации: обслуживание клиентов, справочные службы, HR-процессы (найм, адаптация, обучение), бухгалтерские операции, кибербезопасность, администрирование проектов и составление отчетов. Здесь важно избежать главной ошибки — автоматизировать все и сразу и то, чего нет. Наиболее продуктивный вариант – взять “болевые точки”: во взаимоотношениях с клиентами, в ручных рутинных процедурах, в адаптации и обучении персонала, и подумать, как их оцифровать, и какие результаты получить.
Рассмотрим для примера автоматизацию HR-процессов в части развития персонала. Как бы не было удивительно, но в промышленности и производстве, оффлайн ритейле, индустрии развлечений и обслуживания, сельском хозяйстве и других отраслях есть все ещё множество примеров отсутствия технологий e-learning, не говоря уже о корпоративных университетах и профессиональных сообществах. Да, такие бизнесы в наши дни есть, возможно в силу их специфики. Здесь по старинке для обучения персонала, чаще рабочих специальностей, ограничиваются лишь письменными регламентами и инструктажами. Вот где корни отсутствия качественного погружения в работу, развития, и как следствие – низкая мотивация и высокий отток персонала. Предположим, вы видите подобные проблемы в своей организации и созрели для HR-автоматизации, соответственно нужно понимать какие именно процессы в этом нуждаются. Как у вас все устроено: как новички узнают о регламентах, продуктах, целях предприятия, как развиваете таланты и лидеров, какими справочными и информационными ресурсами поддерживаете персонал и как они работают.
Нужно четко определить для чего нужна автоматизация, как будут оцениваться результаты. На жизненном примере это может быть обучение новых сотрудников. Одно дело каждый раз при приеме персонала проводить инструктаж, выделять ресурсы, людей, наставников, организовывать, контролировать результаты. Другое дело – создать библиотеку электронных курсов, с картами знаний, и автоматизировать e-learning в компании, как непрерывный процесс: от адаптации новичков до регулярного повышения квалификации всего штата по компетенциям. Куда поместить эту библиотеку, если, предположим, сотрудники работают не за компьютерами и портал дистанционного обучения не актуален? Ответ у вас в кармане — корпоративное мобильное приложение, через которое можно сделать процесс обучения максимально быстрым и эффективным, так как все современные обладатели смартфонов привыкли к формату доступа к любой информации “на ладони” круглосуточно. Например, такое приложение с базой знаний и справочниками поможет людям “в полях”, предположим в сервисных службах, или специалистам, которым периодически приходится обращаться удаленно за консультациями, а качество интернета при этом неудовлетворительное. Таким образом мы сейчас рассмотрели несколько признаков для определения необходимости автоматизации, и если вы наблюдаете подобные — время цифровизировать подходы.
Классический момент, который важно учесть: в начале внедрения инноваций все преимущества, как правило, очевидны только тем, кто стоит за изменениями, то есть совсем небольшой группе сотрудников. Для остальных, в большинстве случаев, польза не просто не очевидна, а наоборот, внедрение нового кажется враждебным и непонятным, и иногда может быть источником стресса. Важно учесть, как автоматизация повлияет на специалистов, потребуется ли сокращение рабочих мест или переквалификация персонала и как будут перестроены бизнес-процессы. Люди с многолетним стажем в одной организации наиболее ценят стабильность и крайне неохотно поддерживают изменения, порой ситуации переходят в открытый саботаж. Поэтому все чаще повторяются сценарии, когда в изменениях отсутствует административное влияние, все происходит достаточно либерально, и внедрения воспринимаются только в отдельно взятом подразделении. Остальные же сотрудники добровольно отказываются пользоваться сервисами и работают с привычными старыми, хоть и не удобными инструментами и доминирующим ручным трудом в сборе и обработке документов, с повтором многочисленных ошибок и нарушений сроков. Далее при либеральных попытках расширить сервис на всю организацию, объединения “старичков” устраивают конфронтации и руководство сдается, про инновации приходится забывать, ресурсы и инвестиции сгорают. Поэтому ещё на этапе планирования нужно понять какие методы управления будут рабочими в вашем коллективе, какие способы будут подходящими для консерваторов и поколения Y. Будет ли решение “спущено сверху” или же внедрение будет гибким и демократичным — это должно зависеть от традиций менеджмента в вашем бизнесе, и, конечно, особенностей коллектива.
Цифровая адаптация требует видения, лидерства, изменения процессов и технологий. Однако инициативы цифровизации могут исходить не только сверху вниз. Часто источником идей и инструментов являются сами сотрудники, которые видят процессы изнутри и могут понимать как их улучшить. Но одна из существенных проблем, с которой сталкиваются абсолютно все сферы — ИТ-кадры, которых просто катастрофически не хватает. Собственникам и руководителям нужно принять как аксиому: квалифицированные кадры – это инвестиции, а ИТ и ИБ-кадры – приоритетные вложения. Повышайте квалификацию персонала, это отзовется развитием вашей организации. Не бойтесь того, что сотрудники будут развиваться и покидать компанию, бойтесь работать с неучами. А если люди все-таки уходят, этот вопрос необходимо рассматривать в аспекте анализа почему они это делают и как вы это можете предотвратить. Если у вас нет своих ИТ-специалистов, в силу специфики отрасли, нанимайте команды на аутсорсинг. При этом выбирайте в подрядчики те центры цифровых компетенций, которые имеют опыт реализации реальных цифровых проектов, штат разработчиков и тестировщиков, с партнерами-интеграторами и пулом вендоров. Где могут оказать полный комплекс услуг: от консалтинга и внедрения, до технической поддержки и обучения персонала.
Независимо от того, стремится ли ваш бизнес сохранить актуальность, или вы цифровой новатор, потрясший вашу отрасль, уделите серьезное внимание кибербезопасности своей цифровой стратегии. В современных реалиях именно информационная безопасность определяет будет ли ваша цифровая адаптация в целом успешной. Здесь мы подошли к теме ИБ-грамотности для штата любого предприятия. У нас культура информационной безопасности сильно различается как в разных отраслях, так и в различных компаниях. Информация и ИТ-ресурсы становятся важнейшим активом любого бизнеса, а их восстановление при потерях, вызванных невниманием к кибербезопасности, может стоить значительно дороже, чем затраты на соблюдение правил ИБ сотрудниками. Реалии таковы, что любой человек в организации, начиная с рабочего персонала, должен владеть основами цифровой грамотности и кибербезопасности.
Быть в курсе тенденций в области новых технологий и того, что делают, или не делают, другие участники в вашей отрасли — тот самый ключ к разработке плана действий, который поможет вашей организации не только выжить, но и изменить правила в цифровой игре. И хотя это может казаться гонкой против ваших конкурентов, на самом деле здесь финиша нет. Миссия заключается в создании потенциала вашей компании для адаптации и реагирования на цифровую экосистему, которая будет продолжать трансформироваться.
