- Проект был реализован менее чем за 2 месяца разработчиком решения — компанией «Диджитал Дизайн».
- Участники заседаний получили возможность дистанционно работать с материалами, голосовать и оставлять особое мнение.
- Организаторы могут в едином информационном пространстве планировать собрания, формировать документы по шаблонам, направлять поручения.
Компания «Диджитал Дизайн» внедрила систему организации совещаний «Ареопад» в Санкт-Петербургской Международной Товарно-сырьевой Бирже (СПбМТСБ). Реализация проекта заняла менее 2 месяцев.
СПбМТСБ является крупнейшей товарной биржей России с разветвленной структурой подразделений. Через нее осуществляется 99% организованных торгов нефтью и нефтепродуктами, нефтехимией, газом, углем, лесом, металлами, стройматериалами, сельхозпродукцией и минеральными удобрениями в стране.
В декабре 2024 года Биржа пришла к необходимости повышения эффективности процесса проведения заседаний и голосований коллегиальных органов управления и рабочих групп в структурных подразделениях и приняла решение о внедрении системы «Ареопад» от компании «Диджитал Дизайн». Приоритетными критериями выбора программного продукта стали простота и скорость его установки и настройки, а также функциональные возможности для организации совещаний в удаленном формате.
В результате СПбМТСБ перешла на проведение совещаний в едином информационном пространстве уже в феврале 2025 года. Члены коллегиальных органов и рабочих групп получили возможность дистанционно принимать участие в очных и заочных заседаниях. Вся необходимая для этого функциональность доступна в том числе на мобильных устройствах: используя телефон или планшет, можно просматривать материалы, голосовать по вопросам повестки, оставлять особое мнение.
Также сократились трудозатраты организаторов собраний. Используя «Ареопад», секретари могут формировать календарь заседаний, приглашать участников, готовить и утверждать повестки, загружать материалы для рассмотрения, настраивать права и отслеживать ход голосования, создавать протоколы, выписки, опросные листы и другие документы по шаблонам, направлять поручения по итогам принятых решений. Система рассылает уведомления о любых изменениях и переносах на электронную почту пользователей, а организаторы не тратят время на соответствующие оповещения.
Все вовлеченные стороны теперь могут работать с чувствительной информацией без угрозы утечек. В системе применяется шифрование для защиты каналов передачи и мест хранения данных, разграничение прав доступа на основе ролевой модели, авторизация пользователей по логину и паролю, журналирование изменений, вносимых в заседания и документы.
Игорь Белоусов, Старший Вице-президент АО «СПбМТСБ», отметил: «Ареопад» помог нам повысить эффективность процесса проведения заседаний и значительно сократить ресурсы на их проведение. У секретарей появилась возможность в режиме реального времени вносить изменения в материалы заседаний и вопросы голосований, готовить сопроводительные и отчетные документы. С «Ареопадом» заметно проще выстраивать слаженное взаимодействие подразделений и контролировать процессы исполнения принятых решений. Теперь участники заседаний могут дистанционно ознакомиться с рассматриваемыми вопросами, заранее, в удобное им время, дать замечания и проголосовать даже по вопросам, содержащим информацию ограниченного доступа».
«Все наши внедрения «Ареопада» предполагают простоту масштабирования системы. Как показывает опыт, для крупных компаний с развитой организационной структурой это важно наравне с функциональными возможностями. Данный проект не стал исключением. Санкт-Петербургская Международная Товарно-сырьевая Биржа может по своему усмотрению использовать «Ареопад» для любого количества подразделений, юридических лиц и совещательных органов», — прокомментировала к.т.н. Ольга Гордеева, директор по продажам компании «Диджитал Дизайн».
