ИТ-компания Smart Бизнес успешно завершила проект по внедрению решения «Документооборот» для одного из ключевых предприятий отрасли тяжелого машиностроения – ООО «Пензнефтехиммаш» (ПНХМ).
В рамках комплексного проекта по автоматизации предприятия бумажный процесс согласования договоров был полностью переведен в цифровой формат на платформе Битрикс24. Ранее сотрудники «Пензнефтехиммаша» – производителя высокотехнологичного оборудования для нефтегазового и химического комплексов работали с физическими документами. Процесс требовал ручного перемещения бумаг между отделами, сбора подписей и составления листов согласования. По данным заказчика, менеджеру для согласования одного договора требовалось обойти 11 раз различные подразделения, а отсутствие прозрачности приводило к потере контроля над статусами документов. Полный процесс внедрения занял более трех месяцев.
«Переход от бумаги к цифре в промышленном секторе – это всегда вызов, связанный с масштабом предприятия и сложностью внутренних регламентов. В случае с «Пензнефтехиммашем» нашей главной задачей было не просто оцифровать старые процессы, а выстроить прозрачную экосистему управления. Интеграция нашего уникального решения «Документооборот» в Битрикс24 позволила связать юристов, снабженцев и руководство в едином информационном поле. Теперь задержка на любом этапе видна менеджеру в реальном времени, а риск потери документа сведен к нулю. Это классический пример того, как российские ИТ-решения повышают эффективность крупного машиностроения», – рассказал директор ИТ-компании Smart Бизнес Евгений Демин.
Стоит отметить, что теперь в новой системе задействованы менеджеры, отделы главного конструктора и снабжения, два уровня юристов, а также топ-менеджмент компании. Процесс выстроен в четыре этапа: от запуска согласования менеджером до финальной подписи генерального директора. Каждый договор сопровождается отдельным чатом для обсуждений, а согласованные документы автоматически уходят в электронный архив.
«Внедрение Документооборота от Smart Бизнес стало для нас не просто автоматизацией, а настоящим инструментом управления эффективностью. Мы перевели в цифру самый сложный и болезненный процесс – согласование договоров на закупку. Теперь наши юристы, снабженцы и топ-менеджмент работают в едином контуре, а прозрачность каждого этапа позволяет нам управлять сроками, а не просто наблюдать за ними. Сокращение трудозатрат в два раза – это прямой вклад в экономику предприятия», – отметил представитель заказчика Сергей Баклушин.
К слову, внедрение принесло измеримые результаты не только в сокращении трудозатрат, выросла скорость согласования на 40% за счет автоматизации рутинных действий, высвободив время сотрудников для стратегических задач, а прозрачность и контроль увеличились в 3 раза – теперь каждый участник процесса видит статус документа и ответственного в реальном времени. Качественные изменения также оказались значительными: централизованное хранение теперь исключает риски потери или порчи документов на производстве, а новая система готова к кратному росту объемов документооборота без потери производительности, так как встроенные инструменты коммуникации ускорили поиск информации и обсуждение правок.
Данный проект закладывает основу для дальнейшего масштабирования цифровых инициатив на предприятии. В планах Smart Бизнес и ООО «Пензнефтехиммаш» на следующий год – расширение функционала системы: автоматизация кадрового электронного документооборота (КЭДО), перевод в цифровой вид служебных записок и интеграция модуля «Документооборот» с ERP-системой заказчика для бесшовной связки финансовых и юридических процессов. Успешное завершение внедрения подтверждает готовность российского промышленного сектора к глубокой технологической трансформации и отказу от устаревших бумажных практик в пользу отечественных программных продуктов.
ДЛЯ СПРАВКИ:
Smart Бизнес – российский разработчик ИТ-решений, специализирующийся на внедрении и кастомизации корпоративных порталов и систем автоматизации в том числе и на базе платформы Битрикс24. Ключевые продукты компании включают решение «Документооборот», направленное на оптимизацию бизнес-процессов среднего и крупного бизнеса.
ООО «Пензнефтехиммаш» (ПНХМ) – ключевое предприятие в сфере машиностроения, специализирующееся на разработке, изготовлении и поставке высокотехнологичного оборудования для предприятий нефтегазового и химического комплексов России.
