В сервисе Контур.КЭДО появилась возможность создавать, согласовывать и утверждать график отпусков. График отпусков работодатель должен утвердить за две недели до начала нового календарного года, не позднее (ст. 123 ТК РФ). Подготовка документа требует от кадровика значительных усилий и времени. Нужно собрать информацию о периодах отпусков всех сотрудников компании, учесть их пожелания и согласовать их с руководителями подразделений.
В компаниях, где еще не внедрен кадровый электронный документооборот (КЭДО), процесс подготовки графика отпусков занимает много времени. Например, кадровый специалист компании, в которой работают 300 человек, при подготовке графика отпусков должен ввести в ручную и согласовать порядка 1200 дат. И это при условии, что один сотрудник делит отпуск всего на две части. Затягивать нельзя: законодательство устанавливает сроки для ежегодного утверждения графика отпусков, их пропуск грозит административными штрафами. Теперь пользователи сервиса КЭДО от Контура могут самостоятельно планировать свой отпуск непосредственно в системе. Сервис самостоятельно установит доступные лимиты дней отдыха для каждого сотрудника. Когда все дни распределены, пользователь отправляет свой график на согласование руководителю. Непосредственного руководителя каждого сотрудника сервис КЭДО определяет автоматически. Приказ об ознакомлении с утвержденным графиком отпусков кадровик отправляет сотрудникам в сервисе КЭДО. Система напомнит каждому сотруднику об отпуске непосредственно перед его началом. И тогда они смогут выбрать: подписать извещение и уйти в отпуск или перенести его на другую дату, оформив соответствующее заявление.
Юлия Попова, руководитель продукта Контур.КЭДО: «КЭДО значительно облегчает подготовку графика отпусков. Нужно инициировать старт процесса, а потом лишь наблюдать за ним, остальное сделает сервис. Больше никаких файлов с таблицами, переписок в почте, в которых сложно поддерживать актуальность версий, и долгих ожиданий подписей сотрудников. Процесс составления и согласования графика происходит онлайн, быстро и безопасно, его проще контролировать, а главное — можно оперативно реагировать на любые изменения».
