Специалист аналитического отдела крупной добывающей компании для защиты перед руководством идеи использования современных сервисов для автоматизации работы с диаграммами и графиками, провел небольшое исследование – сравнение временных затрат рядового сотрудника на создание отчета без использования дополнительных сервисов и с их использованием.
Специалист подготовил отчетную презентацию в PowerPoint из 50 типовых слайдов. Эта работа заняла у него более 10 часов. Далее он произвел те же работы с надстройкой Slider Диаграммы. На выполнение задачи ушло всего 3 часа, что позволило сократить затраты чистого рабочего времени на 70%.
Сокращение времени создания презентации со Slider Диаграммы по сравнению с PowerPoint
Цели исследования
Руководство компании поставило задачу сотрудникам оценить более глобально, как использование Slider Диаграммы может улучшить процесс подготовки и представления отчетных презентаций во всей компании. Основные задачи включали анализ временных затрат на создание диаграмм, сравнение качества графиков и общий уровень удовлетворенности сотрудников, в том числе по сравнению с традиционным PowerPoint.
Методология
Исследование проводилось в течение трех месяцев с участием 50 специалистов из разных отделов. Каждая команда использовала Slider Диаграммы в PowerPoint в одинаковых условиях. Специалисты зафиксировали время, затраченное на создание нескольких видов диаграмм, и провели опросы по поводу качества и удобства работы.
Результаты
Для тестирования были выбраны 4 диаграммы, наиболее часто используемые сотрудниками в работе. Это 100% диаграмма с накоплением, каскадная, диаграмма с областями и кольцевая (круговая). Они составляли 80% от всех используемых диаграмм в компании. Всего в рамках эксперимента каждым сотрудником было создано 50 диаграмм. Сотрудники использовали стандартные шаблоны для построения графиков с фиксированным числом столбцов (4, 5). Сотрудники измерили среднее время, затраченное на создание каждой диаграммы: 11% времени требовалось для графического оформления, 26% уходило на набор текста, 22% времени – на создание бизнес-диаграмм на основании численных данных. И, большая часть времени тратилась на упорядочение текста, рисунков и диаграмм для создания окончательного макета слайда (41%).
В примере приводится разбивка по четырем типам диаграмм, включенным в исследование. Здесь отражено сравнение влияния надстройки при создании окончательного макета слайдов – занимающее большую часть времени при создании слайдов (41% времени). Использование Slider Diagram достаточно равномерно ускоряет работу с диаграммой каждого из этих типов:
За счет чего сокращается время:
— Сотрудники отметили удобство автоматизированного создания диаграмм. Привязка Excel-документов, работа с легендой, метками, разрывами, разницей уровней, работа с настройкой визуала, автообновление данных в Slider Диаграммы доступно в несколько кликов. В то же время в PowerPoint добавление макросов, перемещение, настройка визуала, обновление доступно в ручном режиме, что занимало у сотрудников значительное время.
— Участники исследования также отметили, что Slider Диаграммы позволяет быстрее адаптироваться к изменениям данных, что особенно актуально в условиях частых правок и изменения требований от клиентов и руководства.
— По уровню удовлетворенности 90% участников предпочли бы использовать Slider Диаграммы в своих будущих проектах.
— По качеству визуализации около 85% сотрудников отметили, что диаграммы, созданные с помощью Slider Диаграммы, были легко воспринимаемыми, более понятными и привлекательными.
Круговая диаграмма, созданная в PowerPoint
Круговая диаграмма, созданная в Slider Диаграммы
Одним из ключевых преимуществ Slider Диаграммы стало снижение рутинных задач, что освобождало время для анализа, формированию новых идей, планов и т.д. Автоматизация процессов позволили минимизировать риск ошибок, который часто появлялся при необходимости вводить данные вручную. Это особенно важно в условиях сложной аналитической среды.
Результаты исследования подтвердили, что использование Slider Диаграммы в среднем сократило время на создание отчетной презентации из 50 типовых слайдов на 70%: с 10 часов до 3.
Анализ экономии времени сотрудников компании
На каждом отчете, по данным исследования добывающей компании, надстройка Slider Диаграммы экономит 7 часов рабочего времени.
В среднем в компании 1 сотрудник готовит 2 отчета в неделю, 8 отчетов в месяц и 96 отчетов в год.
Экономия времени в неделю: 2 х 7 = 14 часов
Экономия времени в месяц: 8 х 7 = 56 часов
Экономия в год на 1 сотрудника соответственно составит: 96 х 7= 672 часа или примерно 2,5 месяца.
Заключение
На основании проведенного исследования, специалисты компании сделали вывод, что Slider Диаграммы могут существенно повысить эффективность подготовки и представления отчетной информации в компаниях по сравнению с традиционными инструментами. Slider Диаграммы снижают временные затраты на подготовку отчетов более чем в 3 раза. Интеграция этого инструмента в рабочие процессы компании позволяет достигать более высоких стандартов качества и скорости работы, способствует меньшему выгоранию сотрудников и повышает их общую продуктивность.
Кроме того, компания запланировала интеграцию ПО Slider Диаграмм — мультиплатформенного решения, в редактор презентаций Р7-офис, что позволит осуществить быстрый и полный переход на отечественное ПО в рамках программы импортозамещения.
