ТАСС — первое государственное информационное агентство России. До 2020 года сотрудники использовали Телеграм для корпоративного общения. Рассказываем, почему ТАСС выбрал приложение VK Teams на платформе VK WorkSpace и как использует функциональность в работе.

ТАСС искал российский корпоративный мессенджер, чтобы организовать удобное и безопасное общение между командами

В конце 2019 года Минцифры РФ предписало отказаться от иностранных средств коммуникации. Агентство столкнулось с ограничениями доступа к Телеграму, чей правовой статус в России оставался неопределенным. Ситуация усугубилась с началом пандемии COVID-19, когда сотрудники перешли на удаленный формат работы. Нужно было обеспечить не только удобное, но и безопасное общение с коллегами. Тогда ТАСС стал искать российский корпоративный мессенджер.

При этом агентство не стало полностью отказываться от Телеграма, ведь это важный источник мировой информации: в мессенджере взаимодействуют со спикерами и публикуют новости из разных стран.

ТАСС искал надежного российского вендора, чтобы решить четыре основные задачи:

1. Развернуть софт в контуре компании. По требованиям безопасности рассматривали только On-premises решения в собственном контуре компании.
2. Сохранить привычный пользовательский опыт. Искали не просто мессенджер, а полноценное приложение с расширенными возможностями. Хотели, чтобы сотрудники могли пользоваться ботами, ставить реакции, присылать друг другу стикеры и созваниваться по IP-телефонии.
3. Организовать удобное и безопасное корпоративное общение. Рассматривали только отечественные сервисы, чтобы в будущем не пришлось менять корпоративное приложение из-за блокировок.
4. Разделить личную жизнь и работу. В корпоративном мессенджере — общение с коллегами и партнерами, в личном — с семьей и друзьями.

При выборе российского вендора ТАСС рассматривал три решения. Каждое протестировали: ИТ-специалисты оценивали ИТ-инфраструктуру, а сотрудники — пользовательский опыт. Затем участники рассказали, что понравилось в каждом решении.

В итоге остановились на приложении VK Teams на платформе VK WorkSpace. Сотрудники ТАСС отметили схожесть VK Teams с ICQ и «Mail.ru Агент», что упростило адаптацию. В приложении есть возможность отправлять веселые стикеры и искать их по слову, поэтому пользователи могли непринужденно общаться.

Процесс внедрения был быстрым и простым. Сервер поставляют в виде готового шаблона для средства виртуализации. Чтобы начать работу, нужно только создать DNS-записи, выпустить сертификат и развернуть виртуальные машины из шаблона. Техподдержка отвечала на все вопросы, и за месяц удалось предоставить доступ сотрудникам в России и других странах присутствия агентства — более 1500 пользователям.

Как сотрудники ТАСС используют VK Teams в работе

Обсуждают вопросы в чатах. В них удобная функциональность: можно обмениваться стикерами, использовать треды, редактировать сообщения одним кликом, цитировать часть текста. Для управления задачами ТАСС придумал свою систему, где определенные реакции на сообщении означают статус, например «Взял в работу», «Выполнил».

Быстро созваниваются. VK Teams заменил софтфон: по нему можно позвонить с компьютера или смартфона, с видео и без. Разрешение при созвоне — Full HD, а при демонстрации экрана — 4К. Можно организовать групповой звонок, индивидуальный с любым участником чата, а также пригласить человека, не зарегистрированного в сервисе. Чтобы запланировать созвон, достаточно создать ссылку в VK Teams.

Авторизуются по почте и OTP — одноразовому паролю. ОТР используется однократно, поэтому злоумышленники не смогут его украсть. Пользователям не придется запоминать сложные пароли: ОТР отправляют по почте или в СМС.

Используют ботов. Полноценный Bot API позволяет делать собственные корпоративные боты:

• Для обработки заявок и отправки уведомлений. ИТ-сотрудники и админы ТАСС работают в системе Inframanager. В нее приходят все уведомления, которые распределяются по рабочим группам. Можно найти заявку по номеру либо переслать ее боту, чтобы он изменил статус, написал сообщение, посмотрел переписку. Бот заменяет мобильную версию Service Desk для администраторов и исполнителей.
• Для администрирования документооборота — чтобы отозвать некорректно заполненный документ или изменить его. В боте сотрудник получит ID из 1С, уникальный идентификатор этого документа, и сможет исправить ошибки.
• Для подключения к Wi-Fi в офисе. Обычно в публичных сетях нужно авторизоваться по номеру телефона, но в пресс-центр ТАСС приходят люди с иностранными сим-картами, на которые СМС в России не поступают. Чтобы решить проблему, агентство интегрировало бот, который создает виртуальный российский номер телефона. В VK Teams приходят коды, и сотрудники пресс-центра могут подключить иностранцев к Wi-Fi.

Сейчас ТАСС рассматривает возможность тестирования корпоративной почты от VK WorkSpace. При подключении нового сервиса компания получит продукты с единой административной панелью для удобного управления коммуникациями.

→ Чтобы узнать больше о возможностях VK Teams, оставьте заявку на сайте компании.