English

Подводные камни и организационные аспекты миграции на новую коммуникационную платформу

Вопрос о смене действующих информационных систем и платформ всегда связан с большим количеством опасений и страхов, особенно если платформа является основным каналом взаимодействия сотрудников. Компания Digital Design успешно завершила ряд проектов, связанных с переходом на платформу объединенных коммуникаций CommuniGate Pro для крупнейших российских корпораций. Алексей Семенов, заместитель руководителя направления системной интеграции, поделился советами, которые помогут предусмотреть основные сложности и сделают переход комфортным и безболезненным.

Алексей Чернышев

Алексей Семенов
Заместитель руководителя направления системной интеграции, Digital Design

Основные аспекты, которые стоит предусмотреть при переходе на новую платформу ComminiGate Pro, можно сгруппировать по тематическим блокам:

Технические

Мы предлагаем готовые решения, поэтому, как правило, по целевой архитектуре относительная ясность есть, и больше вопросов возникает по архитектуре системы и инфраструктуре электронного взаимодействия на промежуточном этапе.

Часто спрашивают, как правильно настроить маршрутизацию сообщений на этот период. Обычно в организации уже есть почтовая система, и больших проблем с этим не возникает. CommuniGate Pro – достаточно гибкая система, позволяющая настроить практически все: маршрутизацию в любом направлении, включая настройку для отдельных почтовых ящиков. Зачастую на первое время мы сохраняем существующий почтовый ящик и настраиваем маршрутизацию, чтобы почта приходила в оба ящика.

Еще один важный вопрос – это где хранить адресно-справочную документацию. На сервере CommuniGate есть собственный удобный LDAP-каталог, но, когда количество пользователей начинает превышать десятки тысяч, производительности может не хватить. Если до миграции вы хранили информацию, например, в Active Directory, то можете продолжать его использовать, так как CommuniGate может быть интегрирован с любым сторонним LDAP-каталогом. Если вы осуществляете переход в рамках активностей по импортозамещению ПО, то в конечном варианте ИТ-инфраструктуры будете переходить на ОС, в составе которых уже есть свои LDAP-каталоги или можно выбрать каталог на базе СПО. Этот вопрос можно решать и после завершения миграции, а в переходный период использовать прежний каталог.

Следующий важный момент, который необходимо проработать, – это миграция и перенос данных из существующей системы. Как хранить данные? К какой модели хранения перейти? Как сохранить взаимосвязи, настроенные в рамках существующей почтовой связи? Помимо пользовательских данных, которые нужно перенести из одной почтовой системы в другую, есть настройки, правила, права доступа. Если данные в исходной почтовой системе предполагали серверное хранение (или сервер, который предоставляет доступ к протоколу), то утилиты CommuniGate Pro позволят перенести данные с одного сервера на другой. Но если почта хранится локально, то это не изменится, а при переносе данных на серверные автоматизировать миграцию не получится.

К сожалению, часть процессов не получится автоматизировать. Во-первых, это настройка прав доступа, правил сортировки сообщений – так или иначе это придется восстанавливать вручную.

Также не для всех клиентов возможно автоматизировать настройку подключения к новому почтовому серверу, поэтому будьте готовы к тому, что миграция займет большую часть времени проекта.

Еще один технический вопрос – это совместимость решений по телефонии. Продукт реализован на стандартных RFC, поэтому, если используется SIP-протокол, то все основные функции RFC будут работать. Что касается телефонов, то у CommuniGate есть перечень оборудования, которое уже протестировано на совместимость, а остальное можно протестировать.

Сохранение полноты и целостности данных

Виды миграций по месту хранения данных можно разделить на локальные, серверные и со сменой места хранения. Миграция локальных данных, как правило, заключаются только в переключении клиентов. Если предполагается замена клиента, то все может быть не так однозначно, но на рынке существует достаточный набор конвертеров и архиваторов, которые позволяют из того же pst-хранилища выгрузить сообщения для последующего переноса в почтовые клиенты Thunderbird или Samoware, например.

Еще один часто возникающий вопрос касается доступа к календарям пользователей (например, секретаря к почте руководителя) и других связей. В первую очередь, необходимо провести аудит прав доступа. Есть утилиты, которые позволяют получить срез прав доступа – это единственное, что можно автоматизировать в данном процессе. Дальнейшее восстановление нужно проводить по месту миграции через веб-интерфейс, либо внутри почтового клиента, восстанавливая права доступа.

Организационные

Организационных вопросов, как правило даже больше, чем технических, потому что на технические вопросы можно найти ответы, а организационные приходится прорабатывать индивидуально. Обычно начинать страшно, поэтому лучше выбрать пилотную группу, которая первая будет переведена на целевую почтовую систему.

Необходимо составить график миграции, учитывая загруженность и доступность пользователей и ответственного за миграцию. Далее нужно сформировать рабочую группу или назначить сотрудника ИТ, который будет отвечать за поддержку пользователей на период миграции.

Обычно все забывают, что почтовая система – это не просто пользовательская система, но и транспорт для других информационных потоков, при помощи которого отправляют еженедельно сформированные отчеты, либо предупреждения.

Необходимо перед миграцией проинформировать владельцев информационной системы, задокументировать настройки подключения и при миграции не забыть перевести информационную систему для отправки почты на использование новых почтовых серверов.

Не нужно забывать про информационную безопасность. Базовые вещи (антивирус, антиспам) можно реализовать как отдельными плагинами, так и сторонними вендорскими продуктами. DLP- решения также успешно могут быть интегрированы с CommuniGate Pro на уровне протокола SMTP.

Психологические

Они возникают, потому что переход на новую платформу всегда вызывает стресс у администраторов и пользователей, сотрудников службы поддержки. Администраторы должны принимать активное участие в настройке и пилотной миграции, и тогда у них сформируется блок вопросов и к интерфейсу управления, и к процессам миграции. Я бы советовал также пройти курсы обучения либо у вендора, либо у интегратора (мы проводим подобные курсы). Для этого будет достаточно 3-5 дней.

По опыту обучения пользователей могу сказать, что не стоит с ним торопиться. Лучше обучить их перед непосредственным началом использования системы. Также заметил, что инструкции никто не читает. Последнее время мы перешли к практике подготовки небольших видео, и это оказалось более эффективным.

Что касается специалистов техподдержки, то тут печатные инструкции нужны обязательны. Также необходимо сформировать базу знаний, либо можно обратиться к интеграторам.

Новости по теме
«Форсайт» и «ЭнергоБизнесТехнологии» подписали соглашение о партнерстве
Инновационный видеокодек VideoMost.ai назван решением года 2020 по версии издания CorporateLiveWire
На первом собрании Комитета перспективных технологий АПКИТ участники российского ИКТ-рынка обсудили возможности развития и потенциал экосистемы ARM