Агрохолдинг «ЭкоНива» неслучайно входит в число ведущих сельскохозяйственных производителей нашей страны. Активы в 13 регионах России, площадь угодий 535 000 га, 40 животноводческих комплексов, более 13 000 сотрудников — масштабы предприятия впечатляют.
Однако у такого ресурсного богатства есть и естественная обратная сторона — наладить плавные процессы согласования и управления на таких обширных пространствах крайне затруднительно. Наша команда смогла найти свой подход к проблеме с помощью правильно подобранного ИТ-инструмента — ECM-системы Directum RX и глубокого погружения в проблематику производства заказчика.
Наш опыт будет полезен всем руководителям и ответственным сотрудникам, кто задумывается об улучшении эффективности своего предприятия через внедрение цифровизации.
Фронт задач
Главной проблемой, которую предстояло решить нашей команде стала устаревшая система согласования договорных документов. До старта автоматизации этот процесс был завязан на отправку документов по электронной почте, которая «съедала» у сотрудников много рабочего времени. К тому же у разных юридических лиц в холдинге сами условия согласования могли существенно отличаться.
Учитывая большое количество договоров и участников, требовалось стандартизировать процедуры согласования, сделать их проще, быстрее и эффективнее.
Второй важнейшей задачей стало сокращение времени, которое сотрудники «ЭкоНивы» тратили на работу с входящей документацией. Автоматизация делопроизводства потребовала от нас и создания надежной базы в виде единого цифрового архива документов.
Объединение согласовательного делопроизводства всех бизнес-юнитов «ЭкоНивы» с помощью внедрения интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX было призвано повысить производительность труда и обеспечить прозрачность рабочих процессов.
Согласование договоров
Чтобы перевести согласование с электронной почты в единую ECM-систему, нам потребовалось основательно поработать над унификацией документов — выработать регламент, изменить карточки договоров и дополнительных соглашений, прописать сложную матрицу с условиями согласования.
Наши специалисты добавили возможность гибко менять саму процедуру под особенности делопроизводству у конкретных юридических лиц — вычислять роли согласования, в зависимости от организации. Модификации подвергся и системный корпоративный справочник «Наши организации», где были зафиксированы единые для всех организаций ролевые модели согласования.
Тендерные процедуры
Помимо основных согласовательных процедур, был автоматизирован процесс выбора поставщиков по тендерам и согласования сделок, на основе которых в дальнейшем заключаются договоры и дополнительные соглашения.
Ускоренная обработка почты
Для автоматизации работы с электронной корреспонденцией, наши специалисты реализовали механизм регистрации входящих и исходящих писем, включая захват писем с выделенного ящика электронной почты.
Тестируем на устойчивость
Особенностью проекта стали повышенные требования заказчика к отказоустойчивости системы. Чтобы предотвратить возможность выхода из строя при повышенных нагрузках или других форс-мажорных обстоятельствах, наши инженеры провели серию краш-тестов, которые СЭД благополучно выдержала.
Плоды цифровизации
После внедрения СЭД на базе Directum RX в сентябре 2022 года, ее пользователями стали более 2600 сотрудников «ЭкоНивы». Нам удалось добиться плавного перевода массы пользователей в новую систему, благодаря ее интеграции с Active Directory. Сегодня в базе данных СЭД хранится более 28 000 договоров и дополнительных соглашений, из которых почти 15 000 были импортированы как исторические данные.
Результатом внедрения стало создание централизованной и прозрачной системы документооборота, обеспечивающей стабильность согласования договоров, вне зависимости от процедурных особенностей конкретного юридического лица. Это дало предприятиям «ЭкоНивы» лучший контроль над стабильностью и качеством бизнес-процессов, а также повысило исполнительскую дисциплину и уровень производительности труда сотрудников.
Говоря об итогах внедрения СЭД, директор по ИТ и цифровизации «ЭкоНивы», Александр Шахов отметил: «Главный результат внедрения Directum RX заключается в ускорении внутренних процессов и обеспечении прозрачной работы с документами. Система оправдала ожидания, и компания надеется на продолжение продуктивного сотрудничества».
