Для небольших и крупных компаний причины перехода на КЭДО могут отличаться. Одним необходимо ускорить процесс получения оригиналов,у других стоит задача систематизировать документооборот гибридной команды. Причины для перехода на КЭДО разные, но значимость технологии сохраняется вне зависимости от масштаба бизнеса.
У международной биофармацевтической компании «АстраЗенека» есть представительство в России, штат сотрудников насчитывает 1800 человек, 1300 из которых работают дистанционно. Процесс подписания кадровых документов иногда занимал месяц из-за большого числа дистанционных сотрудников. Кадровым специалистам приходилось вести реестр перемещения документов. Большая нагрузка на специалистов и задержки при обработке документов стали основными причинами внедрения КЭДО. Кроме того, процесс перехода на электронный документооборот тесно связан со стратегией устойчивого развития компании и проектом «Paper Free». Он направлен на сокращение вреда для экологии от операционной деятельности компании. В 2023 году компания перевела в онлайн подписание авансовых отчетов — для этого внедрили сервис Контур.КЭДО. Уже через год, в июле 2024 года, в «АстраЗенека» запустили электронное оформление отпусков.
Юлия Степченкова, Руководитель направления кадрового администрирования и систем учета персонала в компании «АстраЗенека»:» Процесс оформления всех видов отпуска в нашей компании — один из самых масштабных. В период с июля по август кадровая служба обрабатывает около 700–800 заявлений. Поэтому необходимость цифровизации этого процесса была очевидной. Только за месяц внедрения КЭДО на электронное оформление отпусков перешли 70% сотрудников».
В «АстраЗенека» не планируют останавливаться на авансовых отчетах и отпусках и перевести другие кадровые процессы в КЭДО. Следуя стратегии устойчивого развития и программе «Paper Free», мы ставим перед собой амбициозную цель — перевести большинство бумажных кадровых документов в электронный формат. Это и графики отпусков, и согласия на обработку персональных данных, и различные дополнительные соглашения. До конца 2024 года мы планируем перевести на КЭДО 95% штата.
В компании Enders причины для внедрения КЭДО были другими. Организация занимается поставкой оборудования и расходных материалов для пищевых производств и супермаркетов. В штате организации в гибридном формате работают 37 сотрудников. Период перехода на КЭДО в Enders выпал на изоляцию во время пандемии — всем сотрудникам пришлось перейти на удаленный формат работы. И сразу начались проблемы: документы терялись, при их подписании возникали сложности. В Контур.КЭДО компания перевела все кадровые процессы. Начинали переход с оформления электронных отпусков, авансовых отчетов и командировок.
Вера Раскутина, Старший менеджер отдела цифровизации в Enders:» Переход на электронный документооборот позволил нам экономить на бумажном архиве. Нам удалось сохранить гибридный режим работы, увеличить количество рабочих мест, но при этом сэкономить на аренде. Теперь сотрудникам не приходится приезжать в офис для оформления кадровых документов».
Леонид Потоскуев, Руководитель группы проектного внедрения Контур.КЭДО:»КЭДО позволяет оптимизировать рутинные задачи, связанные с кадровым делопроизводством. Специалистам становится проще оформлять, согласовывать и подписывать документы. А сотрудники могут в любой момент ознакомиться с нужным документом. В итоге у работников больше времени на выполнение своих основных задач, производительность их труда повышается, а прибыль компании — увеличивается».
