Эта история началась еще в 2004 году, на заре массового прихода цифровых технологий в производство. Сегодня эта система, известна под брендовым именем «Логика СЭД» — крупнейшая коммерческая система электронного документооборота. На сегодняшний день она объединяет более 25 000 сотрудников «МТС».
Ранние годы
Стремление улучшать качество жизни за счет внедрения инновационных технологических решений на протяжении двадцати лет является одним из стратегических направлений развития компании. Поэтому в 2004 году, когда началось наше сотрудничество, ИТ-инфраструктура была уже достаточно развитой. Однако решений по организации электронного документооборота не было.
СЭД на базе IBM Lotus Domino и ее продукты (например, почтовый клиент) традиционно пользуются большим доверием у операторов сотовой связи и телекоммуникационных компаний. Помимо «МТС», Domino использовали Orange, «Билайн».
Сначала наши специалисты внедрили «коробочную» версию «Босс-Референта» 2.5, промежуточную между вторым и третьим релизом. Долгое время система работала исключительно на специальном приложении — «толстом» клиенте Lotus Notes. В 2006-07 годах был разработан и добавлен веб-интерфейс.
Кейс № 1. Объединить в масштабах страны
Первым серьезным заданием для нашей команды, выходящим за рамки технической поддержки и регулярных мелких доработок, стало объединение СЭД, работающих по всей России, в одну крупную систему.
Денис Моисеенко, проектный менеджер, вспоминает: «Главной проблемой, с которой я столкнулся в 2012 году, была децентрализация. Существовало 7 больших серверных центров, — от Дальнего Востока до Северо-Запада — не связанных в единую сеть. Эти „мегасерверы“ СЭД возникли ранее, путем слияния серверов, которые существовали на региональном уровне в каждом крупном городе.
В каждом макрорегиональном центре была своя специфика работы с СЭД. Например, некоторые не работали через веб-интерфейс. Чтобы обслуживать эти центры, нам приходилось держать отдельного сотрудника на каждой площадке».
В течение года мы смогли объединить серверные центры из разных регионов в один общий кластер с централизованной системой пользования ресурсами, обновлениями и техподдержкой.
Кейс № 2. Успеть за 2 дня
Между численностью штата и количеством пользователей СЭД существует прямая корреляция. Поэтому когда в 2013 завершился процесс слияния «МТС» и ПАО «Московская городская телефонная сеть» («МГТС»), мы начали процесс масштабной миграции всех работников новой структуры на систему «БОСС-референт».
Сложность здесь представлял не только масштаб миграционного проекта, но и жесткие ограничения по времени. «В пятницу сотрудники «МГТС» должны были оставить данные в старой информационной системе, а в понедельник все документы должны были оказаться в «БОСС-Референте» с точным сохранением статусов, абсолютно бесшовно. У нас было всего 2 выходных дня, а объем данных измерялся терабайтами. Такие сложные задачи показывают реальный, а не декларируемый уровень профессионализма команды. Мы справились.» — рассказывает Денис Моисеев.
В 2014 году провели схожую по масштабам миграцию сотрудников АО «Русская телефонная компания» (МТК) — ритейл-подразделения МТС, контролирующего работу его многочисленных салонов. Далее на Босс-Референт были переведены региональные структуры компании (например, «МТС Беларусь», «МТС Армения»), а также «Энвижн» и другие дочерние компании.
Кейс № 3. Новая жизнь старого интерфейса
Одна из самых частых задач, которые нам приходится решать в рамках комплексного сопровождения «БОСС-референт», — расширение функционала системы. Каждый год департаменты «МТС», отвечающие за развитие и эксплуатацию информационных систем, инициируют минимум две подобные модернизации. И это не рядовые задачи, как может показаться при первом приближении.
В 2018 году у руководства «МТС» сложилось понимание, что текущий веб-интерфейс системы сильно устарел и стал неудобным в использовании. Мы разработали программу реновации, которую воплотили в жизнь за два года.
Мы фактически создали новый веб-интерфейс.
- Изменили архитектуру. Ушли от типичного клиент-серверного приложения, где клиент («толстый» или веб-) взаимодействует непосредственно с сервером, на более прогрессивную трёхслойную модель — бекэнд, сервисный слой и фронтэнд.
- Добавили API. Сервисный слой, написанный на Server Side JavaScript, давал доступ к возможностям СЭД и для других ИТ-систем, работающих в контуре инфраструктуры «МТС».
- Внедрили современные технологии. Клиентскую часть фронтэнде написали на React.
Доработанной версией системы стали пользоваться даже сторонние бизнес-структуры из экосистемы «МТС», изначально не подключенные к СЭД. Фактически «БОСС-референт» взял на себя функционал внутреннего SAAS-сервиса, объединяющего различные информационные системы в компании.
В 2020 году «БОСС-референт» завоевал второе место на корпоративном конкурсе внутренних ИТ-систем «МТС».
Кейс № 4. Четыре шага в цифровое будущее
После смены руководства ПАО «МТС» в середине 2020 года появилось новое видение бизнес-процессов. Чтобы воплотить их в жизнь, в 2021 году мы инициировали 4 проекта по модернизации СЭД.
Шаг 1 — проект «Интерофис «МТС» (март-апрель 2021). Автоматизировать пересылку внутриофисной корреспонденции в московских отделениях ПАО «МТС»
Мы разработали механизм создания форм с кастомными полями, что позволило сотрудникам самостоятельно редактировать заявки, собирать и работать со всеми данными внутреннего документооборота и корреспонденции.
Особенность работы над «Интерофисом» — применение low-code технологий. «Раньше мы заказывали их у стороннего подрядчика. А в этом проекте смогли сами и относительно быстро верстать новые формы, добавлять в них поля, тип, валидацию с помощью веб-интерфейса», — рассказывает Денис.
Шаг 2 — проект «МТС Экспресс» (2020-2021)
«МТС» работает с двумя курьерскими службами: по Москве и по миру. В «БОСС-референте» не было функционала, который бы позволял отслеживать местоположение посылки в реальном времени. Узнать это можно было только в личном кабинете на сайте курьерской службы, что было крайне неудобно для пользователей СЭД.
Мы спроектировали и создали отдельный модуль «МТС Экспресс», в котором сотрудники могут оперативно оформить заявку на доставку курьерских грузов. С его помощью данные из «БОСС-референт» попадают в личные кабинеты курьерских служб через API и веб-интерфейс.
«Это был самый интересный для нас проект за последние годы. Выяснилось, что ИТ-службы самих курьерских компаний не до конца представляли нюансы работы собственной системы, поэтому приходилось проводить долгие согласования и разъяснения. Мы получили хороший опыт» — Денис Моиссенко.
Шаг 3 — модуль «Единый регистратор» (март-апрель 2022)
В компании появилась потребность модернизировать устаревшую систему регистрации входящей корреспонденции. На момент старта проекта весь процесс производился вручную на бумаге. Большая часть документов вовсе не регистрировалась.
Нам потребовалось создать новую архитектуру процесса регистрации всех входящих документов и разработать отдельный модуль и провести интеграцию с ранее созданным модулем «Интерофис».
«Самое интересное, что наши разработчики реализовали в этом проекте, — механизм потокового сканирования документов, их распознавания и автоматического прикрепления к соответствующим карточкам».
Шаг 4 — модернизация СЭД (март-апрель 2022)
В «МТС» приходят разные инвестпроекты, поэтому для их рассмотрения привлекается разный набор согласующих специалистов. В зависимости от 15-30 входных параметров проекта может кардинально поменяться состав согласующей комиссии. Потенциальным соискателям инвестиций приходилось самим штудировать обширные регламенты с описанием условий по подбору согласующих.
Департамент функционального контроллинга (ДФК) «МТС» поставил перед нами задачу унифицировать и упростить согласовательные процедуры с помощью функционала СЭД. В идеале пользователь должен заполнить 10-15 граф с данными и автоматически получить маршрут к нужным согласующим.
Мы разработали и внедрили BPM-сервис. Руководитель проекта отметил: «До того как ДФК обратился к нам, они уже 3 года безуспешно пытались реализовать BPM на других системах, но безуспешно».
Хотя мы создавали встроенную BPM-систему для заказчиков из ДФК, инструмент стали использовать и другие подразделения «МТС». Например, им активно пользуется отдел кадров, добавляя свои правила в движок. Согласовывают у руководства удаленную работу, командировки и другие операционные задачи.
